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拒绝混乱:Gmail的邮件存档和过滤技巧

效率Gmail使用好几年了,但在以前,我只是将它当成Google服务的登陆帐户+一个普通的邮箱来用。然而花点时间去研究Gmail使用技巧,会发现它无比强大。

介绍Gmail使用教程的文章很多,无需我多说。

这里只是总结一下A.shun使用中的一些心得,毕竟知识累积和回顾是博客的主要目的之一。

像大多数人那样,A.shun主要用Gmail来接收:各种服务的注册信息、博客、论坛等的回复通知、订单&付款,还有就是资料备份和偶尔发下邮件,算不上重度用户。

谈不上能把Gmail的功能都摸透,但自己能用上的可以算是比较熟练了。最喜欢的就是Gmail的过滤器、标签和自动存档功能,这些有助于效率的提升。在此分享下使用Gmail对邮件进行存档和过滤器设置方法。

本文很基础,但是管用。

Gmail使用技巧

及时清空Inbox

Inbox应该视作一个待处理列表,而不是档案柜。

这其实是常识问题,很多Email的设计都是如此。由于我比较懒,把这个真正付诸实践还是没多久前的事情。然而习惯一旦养成,获益良多。

Inbox的条目比较少的好处是明显的:

  1. 有效提高Gmail加载速度。
  2. 版面简洁,避免混乱。

Gmail把存档按钮(Archive)放在最明显的位置,也就是这个道理。

Gmail邮件存档

存档之后的邮件不会出现在Inbox中(相当于其他邮箱的移出收件箱),可以在标签中看到,没有应用标签的也可以通过搜索或者在#All中找到。

自动存档

Email本身就有非即时性。很多邮件并不需要马上查看,比如说Twitter的Follow信息,来自论坛的帖子回复通知,一些推送的文章。让它们出现在Inbox,如果开了Gtalk或者其他邮件通知的工具会导致提示频繁,从而影响了精神的集中,无论是工作还是娱乐都不爽。(不提示的话又难以及时处理重要邮件)

我们可以在过滤器中设置自动存档和应用标签。

邮件自动存档

跳过Inbox就是将文章自动存档:

  1. 不会出现在Inbox中则不会有明显的通知。
  2. 可以大量减少阅读后手动存档的操作。

经过过滤器被自动存档的占了大部分,再加上Gmail自身的特性:会把相同主题的邮件叠加在一起。Inbox默认显示50封邮件。对于我来说,足够了。

及时的处理Inbox的邮件,以不让它出现翻页,这是A.shun每天的任务。看起来像是没事找事,但实际上却提高了效率

此习惯对各种邮箱均适用,但是Gmail强大的过滤器让其更为得心应手。

过滤器和自定义标签

标签(Label)比起文件夹的优势我就不再赘述了。主要的一点就是一个邮件可以应用多个标签。

Gmail标签

过滤器(Filters)也是几乎所有邮箱都有的,但是Gmail的格外强大,能支持布尔字符,处理方式也很多。

简单设置就能使用过滤器对邮件进行应用标签、存档、转移、标记为垃圾邮件等等。

建议在实验室中启用彩色标签,更能一目了然。
标签可以使用中文和符号,但是在地址栏显示有点丑,不推荐。另外,字母大小写是有一定区别的。

使用以收件人为主要条件的过滤器

然而,要通过包含字符和发件人进行过滤,还是难免有漏网或误判。A.shun有段时间用过接近30个过滤器,依然觉得很混乱。so,利用Gmail自身的特点,使用收件人作为过滤条件为主,则不会产生这种情况。

对于任何给定的用户名,Gmail 只允许进行一次注册。注册一个用户名后,无论该用户名是否包含额外的句点或大写字母,其他任何人都无法注册相同的用户名;这些用户名都归您所有。

详见:Gmail的帮助 。这个特性不止有效的避免了误发,也给我们带来了极大的方便。

Gmail邮箱地址的三种类型:

1.根据大小写字母不同

Google可以通过收件人的大小写不同作为过滤条件,但是大多数邮箱都是无视大小写的,比如说QQmail,因此也有一些发送email通知的服务是无视大小写的。所以此路不通。

2.根据圆点 (.) 的数量和位置

如:abc@gmail.com和a.b.c@gmail.com
加一两个点就可以让Gmail分身,以用来使用不同的服务。然而过多的点会导致输入麻烦,管理混乱。

3.用户名后添加“+”号,并在“+”号添加任意字符串

abc+自定义@gmail.com
使用加号的最容易区分,而且是无限多的。但无奈,很多地方不支持这类型的地址,特别是国内流行的论坛程序:PHPWind和Discuz!。Phpbb和 vBulletin则是支持的。这招比较适合用在Blog、Twitter。

so,我是加“.”和“+”都用,相互补充。

Gmail收件人地址

比如说,一些wp的数据库备份插件,我们可以设置发送到abc+backup@gmail.com,自动归档和应用标签。

使用收件人作为过滤条件为主,包含字符或者发件人为辅的的过滤器才是王道。

总结

  1. 定时清理Inbox,该存档的存档,该删除的删除。可以使用移至标签(Move To)来辅助整理。
  2. 需要及时处理的邮件应用标签后让它出现在Inbox以便能够接到通知,其他的一律存档。
  3. 要注意的是,既然标签不是文件夹且优于文件夹,那么把它当文件夹用是一种浪费

当然,Gmail的应用不只是这么简单,很多强大的功能,如Pop3(我的主要Gmail接收着另外5个邮箱的邮件)、转发(重要邮件备份)、自定义快捷键、多收件箱、工作表
有机会再继续探讨Gmail使用心得。欢迎指教。

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  1. 为了玩wave 才生气gmail=。=

    Internet Explorer 6.0 Internet Explorer 6.0 Windows XP Windows XP
    #1
    @
  2. 再次测试,哇咔咔

    Firefox 3.5.6 Firefox 3.5.6 Windows XP Windows XP
    #2
    @
  3. Gmail是目前用過最強大的

    Firefox 3.5.7 Firefox 3.5.7 Mac OS X 10.6 Mac OS X 10.6
    #3
    @
  4. 这个很实用。。。 :roll:

    Internet Explorer 7.0 Internet Explorer 7.0 Windows XP Windows XP
    #4
    @
  5. Gmail没深入研究过,不过我对QQmail还是非常喜欢的,基本上每天都在用,不懂也得懂了 ❗
    唯一比较郁闷的就是竟然没有标签功能,或者备注的功能~~ ❓

    Opera 10.10 Opera 10.10 Windows 7 Windows 7
    #5
    @
  6. Gmail過濾器的action里只有”delete it”, 沒有”mark as spam”, 我覺得這是一個缺陷, —基本上任何情況下我都是不刪郵件的, 而只會spam之.

    標簽有用. 但實際上用的最多的是”搜索”功能. 整理inbox用不著, 向來是全選, archive, 世界清靜了- -.

    Opera 10.00 Opera 10.00 Windows XP Windows XP
    #6
    @
  7. 不错,很实用啊 :roll:

    Opera 10.10 Opera 10.10 Windows XP Windows XP
    #7
    @
  8. gmail,我的最爱!

    Firefox 3.0.17 Firefox 3.0.17 Windows 2000 Windows 2000
    #8
    @
  9. !!學習 加號 的作用了。。。以前我還以前幹什麼要+ 號呢原來,有這用

    Google Chrome 4.0.288.1 Google Chrome 4.0.288.1 Mac OS X 10.6.2 Mac OS X 10.6.2
    #9
    @
    • @ELL, 可惜国内的论坛程序啊,残念 😕

      Opera 10.56 Opera 10.56 Windows XP Windows XP
    • @A.shun, 我都沒有逛論壇的習慣。除了 wpg

      Safari 4.0.4 Safari 4.0.4 Mac OS X 10.6.2 Mac OS X 10.6.2
    • @ELL, wpg用的正是那种残念程序 Discuz。。。不支持带+的,只能用点分割。可视化编辑器问题多多。可是它流行,我很费解 😡
      我喜欢逛论坛,专业潜水 😆

      Opera 10.56 Opera 10.56 Windows XP Windows XP
    • @A.shun, 我比較 愛 google 論壇。一目了然 。不節外生枝

      Safari 4.0.4 Safari 4.0.4 Mac OS X 10.6.2 Mac OS X 10.6.2
  10. 也许很快我们连GMAIL都用不上了。

    Firefox 3.5.7 Firefox 3.5.7 Windows XP Windows XP
    #10
    @
  11. 看来以后要好好研究一下gmail了~高深啊~实用。

    Unknown Unknown Unknown Unknown
    #11
    @
  12. @ @哇,好技术啊!以前我也有过及时清空邮箱的习惯,不过gmail很大,之后就懒了,700+封邮件,删起来也颇麻烦= =+

    Firefox 3.5.7 Firefox 3.5.7 Windows 7 Windows 7
    #12
    @
    • @Snowyy, 当我醒悟过来,开始用这种习惯之前,inbox里面有接近5k封邮件。 ❗ 整理起来那才叫累。

      Opera 10.10 Opera 10.10 Windows XP Windows XP
  13. 标签,过滤器……进去那个Settings之后会发现Gmail的强大的地方的,哈哈

    Firefox 3.6 Firefox 3.6 Windows Server 2003 Windows Server 2003
    #13
    @
  14. 不错,了解过,但没有真正应用。。。

    Firefox 3.5.3 Firefox 3.5.3 Windows 2000 Windows 2000
    #14
    @
  15. 😥 😥 我一直用的qq和gmail,平时联系用qq邮箱,gmail用于与自己真实信息相关的邮件收取,可是最近gmail遭到垃圾邮件轰炸,实在受不了了,几乎每个小时就十几份邮件,拦截了,下次还有其他地址的,现在邮箱里垃圾邮件一直维持在几百,我都是批量批量删,依然花老多时间,我都快崩溃了

    Firefox 3.6 Firefox 3.6 Windows XP Windows XP
    #15
    @
    • @天成 Gmail的spam过滤还是不错的。
      被轰炸了可以考虑用加点的作为主邮箱,修改一些注册信息,创建一个过滤器把原来地址收到的筛选出来。

      Opera 10.52 Opera 10.52 Windows XP Windows XP
    • @A.shun
      谢谢了 😀

      Firefox 3.6 Firefox 3.6 Windows XP Windows XP
  16. sherlock

    :roll: Thanks for introduce, im just discover this amazing things! i like gmail

    Internet Explorer 8.0 (Compatibility Mode) Internet Explorer 8.0 (Compatibility Mode) Windows XP Windows XP
    #16
    @
  17. 用Gmail中~archive标签第一次用的时候到处找,呵呵~

    Internet Explorer 8.0 (Compatibility Mode) Internet Explorer 8.0 (Compatibility Mode) Windows XP Windows XP
    #17
    @
  18. 看完此文 立即订阅

    Google Chrome 8.0.552.215 Google Chrome 8.0.552.215 Windows XP Windows XP
    #18
    @
  19. 现在比较恼火的是经常断线,比如我正在一边看lz的文一边在设置gmail的过滤然后就……卡住了!神烦啊!

    Maxthon 4.1.0.4000 Maxthon 4.1.0.4000 Windows 7 x64 Edition Windows 7 x64 Edition
    #19
    @
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